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上海保安公司的管理制度
發布時間:2012-3-16

一、目   的
為規范上海保安公司的管理,防范與控制上海保安公司合同風險,有效維護公司的合法權益,制定本制度。
二、適用范圍

本制度適用于公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等,包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。

三、職    責

(一)公司總經理負責公司銷售、采購合同及其他經濟合同的審批;
(二) 公司辦公室負責公司各類合同的管理工作,具體職責是:
1、負責除銷售、采購合同以外,其他各類合同的談判工作并根據公司法定代表人的授權簽訂合同;
2、負責制定銷售、采購合同統一文本;
3、負責對合同專用章、合同統一文本、法人授權委托書的發放和管理;
4、負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
5、負責經濟合同糾紛的處理;
6、負責經濟合同的檔案管理;
7、負責本制度的監督執行。

四、合同的簽訂

(一)合同的主體
訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格,能獨立承擔民事責任的組織,其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。
訂立合同前,應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查,不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
公司一般不與自然人簽訂經濟合同,確有必要簽訂經濟合同,應經公司總經理同意。
(二)合同的形式
訂立合同,除即時交割(銀貨兩訖)的簡單小額經濟事務外,應當采用書面形式。
“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等),除情況緊急或條件限制外,公司一般要求采用正式的合同書形式。
(三)合同的內容
1、當事人的名稱、住所:合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
2、合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
3、數量:合同應采用國家標準的計量單位,一般應約定標的物數量,常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發票等)。
4、質量:有國家標準,部門行業標準或企業標準的,應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
5、價款或報酬:價款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
6、履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確定,無法約定具體時間的,應在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;
買賣合同在合同中一般應約定交付的手續,即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
7、合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的,應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
8合同的解釋
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
9、保密條款
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
10、合同聯系制度
履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。
11、違約責任
根據《合同法》作適當約定,注意合同的公平性。
12、解決爭議的方式
解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴,選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱,雙方對仲裁機構不能達成一致意見的,可選擇第三地仲裁機構。
(四)簽訂合同的工作程序
1、簽訂合同前,業務人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度“第四條第一款”對方當事人的有關情況進行審查,并復印對方當事人的法人營業執照及專業資格證書留存。
2、銷售、采購合同,由主辦業務人員與對方當事人商談后擬好合同條款,附合同會審表報總經理審批,由辦公室編寫合同編號并加蓋合同專用章,必要時,由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。
3、除銷售、采購合同以外的合同由總經理指定責任人員會同相關部門與對方當事人進行商談,擬好合同條款,附合同會審表報總經理審批,由辦公室加蓋合同專用章。
4、法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同,合同成立后由辦公室依法及時辦理。
5、合同正式簽訂后,合同文本除經辦人上海保安公司自行保管外,應當隨合同會審表交存公司辦公室一份備案。

五、合同的變更、解除

(一)在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經雙方協商,重新達成書面協議,新協議未達成前,原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應當在規定的期限內作出書面答復。
(二)存在下列情形之一的,本方可以單方解除合同
1、因不可抗力致使不能實現合同目的;
2、在履行期限屆滿之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務;
3、對方遲延履行主要債務,經催告后在合理期限內仍未履行;
4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的;
5、法律規定的其他情形。
(三)變更或解除經濟的,應當采用書面形式(包括書信、電報);
(四)變更或解除經濟合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的,應依法及時辦理;

六、合同的履行

(一)公司及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務,并隨時督促對方當事人及時履行其義務。
(二)在合同履行過程中,對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。
履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單,一份留存對方,一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人出具收條。
履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據或收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票,不允許以現金形式支付。
(三)在履行合同過程中,經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,并及時書面上報公司辦公室處理,并報總經理。
1、經營狀況嚴重惡化;
2、轉移財產,抽逃資金,以逃避債務;
3、喪失商業信譽;
4、有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形;
(四)債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認;
1、在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中,經辦人員應定期對帳,確認雙方債權債務;
2、在對方當事人發生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時,應及時對帳,確認合同效力及雙方債權債務。

七、經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟

(一)合同雙方在履行過程中發生糾紛時,應首先按照實事求是的原則,平等協商解決;
(二)合同雙方在一定期限(一般為一個月)內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的,經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理,并擬定處理意見,報總經理決定。
對方當事人涉嫌合同詐騙的,應立即報告公司辦公室和總經理。
(三)公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報公司辦公室。

八、合同的日常管理

(一)本公司實行二級合同管理,公司辦公室全面負責公司的合同管理;銷售、采購部門的業務人員負責所在部門的合同管理。
(二)公司的合同專用章專人管理,公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚,分別編號。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理,業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差,特殊情況,由總經理批準。
合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、(已簽訂的合同)遺失的,應及時向當地公安機關報案,并登報聲明。
(三)已簽訂的合同及送貨回單,增值稅發票收據以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料,銷售、采購部門的業務人員應自行保管好;重要資料應將原件交公司辦公室隨合同保管。
(四)合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經公司辦公室和有關部門確認后方可辦理有關手續。
合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的,公司辦公室應在情況發生后一周內書面告知各有關單位。

九、考核與獎懲

(一)公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執行情況的監督考核。
(二)對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經濟損失的,予以獎勵。
(三)合同經辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責任人員追償損失:
1、未經授權批準或超越職權簽訂合同;
2、為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權委托書;
3、應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
(四)合同經辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關人員追償損失:
1、因工作過失致使公司被詐騙;
2、公司履行合同未經對方當事人確認;
3、遺失重要證據;
4、發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕,從而貽誤時機的;
5、合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告;
6、其他違反公司相關制度的。
(五)公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構成犯罪的,將依法移交司法機關處理。上海保安公司

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